This page in English

Vad är en datahanteringsplan?

två händer som håller i var sin ände av ett A4-dokument

En datahanteringsplan (DHP)(eng. Data Management Plan; DMP) är ett hjälpmedel som ska förenkla arbetet med hanteringen av forskningsdata och bör vara en naturlig del i hela forskningsprocessen. Helst bör den skapas redan när forskningsidén formas, dock är det aldrig försent att börja att använda en. DHP ska underlätta bevarandet och tillgängliggörandet av forskningsdata.

Fokus för datahanteringsplanen är att belysa vad som kommer ske med hanteringen av forskningsdata. Vad kan komma att behövas göras i början, under och även efter forskningsprojektet är slutfört? Det handlar främst om hantering, bevarande och tillgängliggörandet av forskningsdata.

Till en ansökan handlar det inte om att göra en fullständig datahanteringsplan utan ta upp den mest relevanta informationen som behövs i ett så tidigt skede. Finansiären specificerar vad som ska beskrivas i sina ansökningsguider.

När projektet startar ska datahanteringsplanen utvecklas och bli mer fullständig. Det innebär att den även inkluderar de riktlinjer och policys som finns vid Örebro universitet samt vad som gäller inom forskningsämnet när det kommer till bland annat metadatastandard. Då oförutsedda situationer kan uppstå i forskningsdatalivscykeln, ska dessa dokumenteras i datahanteringsplanen snarast. Det är även viktigt att dessa nya versioner av datahanteringsplanen arkiveras korrekt. 

För dig som forskare ger datahanteringsplanen möjlighet att tänka igenom hela processen från insamling till analys, bevarande och tillgängliggörandet. Efter ett avslutat projekt kan datahanteringsplanen hjälpa dig att gå tillbaka till olika steg i forskningsdatalivscykeln om resultat och analys behöver verifieras vid ett senare tillfälle.

En datahanteringsplan innehåller följande element i enlighet med Svensk nationell datatjänstguide (SND):

  1. Administrativa uppgifter
  2. Skydda forskningsdata
  3. Samla in/producera forskningsdata
  4. Dokumentera forskningsdata
  5. Organisera forskningsdata
  6. Kostnader för hantering av forskningsdata
  7. Bevara och tillgängliggöra forskningsdata

 

1. Administrativa uppgifter

I detta elementet i datahanteringsplanen är mer ett administrativt element för att klargöra vilket projekt och forskningsdata som datahanteringsplanen tillhör. 

Informationen fokuserar på att kort presentera projektet och den forskningsdata som samlas in samt vilka forskare som är involverade och ansvariga för forskningsdata. Vidare ska det framgå vem som är forskningshuvudman för projektet och forskningsdata samt vilka institutioner som ingår. Till detta kommer även vilka andra organisationer, lärosäten och forskare som är kopplade till projektet.

Detta underlättar för forskare som kommer in i ett senare skede. De kan då få en snabb inblick i vilket ansvar olika personer har och vilka utomstående som är involverade. 

Generella rubriker inom de administrativa uppgifterna är:

  • Projektnamn
  • Projektbeskrivning
  • Primärforskare
  • Medverkande forskare
  • Kontaktperson
  • Huvudman
  • Producent
  • Roller
  • Finansiering
  • Riktlinjer/Policys (ex. IT)

 

2. Skydda forskningsdata

I detta element av datahanteringsplanen ligger fokus på juridiska och forskningsetiska aspekter som är relevanta för detta forskningsdata under hela forskningsprojektet och därefter.

Informationen fokuserar på om det behövs etikprövning eller informerat samtycke för att kunna genomföra forskningsprojektet. Det sker enlig Örebro universitets riktlinjer och dataskyddsombudet informeras. Annan viktig information är om det finns embargotider eller restriktioner samt avtal med andra aktörer som påverkar hanteringen av forskningsdata. Här säkerställs även arkivering och bevarandet av forskningsdata.

Arkivering av forskningsdata

Forskningsdata ska alltid arkiveras vid Örebro universitet i enlighet med Arkivlagen (SFS 1990:782). För att få reda på vilka handlingar som ska arkiveras och hur de ska förberedas kan du läsa mer i universitetets informationshanteringsplan (intern länk), eller kontakta arkivarierna på This is an email address .

Forskningsdata som innefattar personuppgiftsbehandling

För forskningsprojekt som innefattar personuppgiftsbehandling måste detta anmälas till universitetets Dataskyddsombud. Mer ingående information om personuppgiftsbehandling samt mallar för universitetet finner du på Inforum (intern länk). 

Generella rubriker inom skydda forskningsdata är:

  • Etikprövning
  • Informerat samtycke
  • Skydd av respondent
  • Personuppgiftsansvarig
  • Konfidentiell information
  • Upphovsrätt
  • Avtal med andra aktörer
  • Restriktioner
  • Embargo
  • Arkivering och bevarande

 

3. Samla in/producera forskningsdata

I detta element av datahanteringsplanen ska insamlingen av forskningsdata beskrivas noga för att tydliggöra att det är relevant att samla in/producera den.

Forskningsdata som bygger på videofilmer kommer ställa andra krav på hantering, dokumentation samt IT-lösningar än forskningsdata med exempelvis enkätsvar. Undersök om det finns existerande forskningsdata som forskningsprojektet kan bygga vidare på eller återanvända för att besvara forskningsfrågan. Detta kan innebära att projektet inte behöver samla in nya forskningsdata och på så sätt vara kostnads- och tidsbesparande.

Generella rubriker inom samla in/producera forskningsdata är:

  • Befintliga forskningsdata/data
  • Typ av forskningsdata
  • Insamling av forskningsdata

 

4. Dokumentera forskningsdata

I detta element av datahanteringsplanen beskrivs hur dokumenteringen genom hela forskningsprocessen ska ske.

Metadata är en viktig komponent till forskningsdata. Den underlättar för andra forskare att hitta, förstå och återanvända forskningsdata. Metadata måste vara så omfattande som möjligt och omfatta information om urvalsmetod, insamlingsmetod och hur forskningsdata har bearbetats.

I ett tidigt skede i projektet behöver du ta reda på om det finns någon metadatastandard att förhålla sig till inom ditt ämnesområde. Metadatastandarden gör det lättare att göra informationen sökbar och den ger struktur samt organiserar metadatainformationen.

Rekommenderade metadatastandarder

Inom samhälls-, beteende- och hälsovetenskaperna rekommenderar Svensk Nationell datatjänst (SND) att metadatastandarden Data Documentation Initiative (DDI) används. DDI ger ett bra stöd att dokumentera alla delar av forskningsprocessen.

Generella rubriker inom dokumentera forskningsdata är:

  • Dokumentation och metadata
  • Metadatastandard
  • Terminologier

 

5. Organisera forskningsdata

I detta element av datahanteringsplanen beskrivs hur forskningsdata kommer hanteras samt struktureras genom forskningsprocessen och datalivscykeln.

Att organisera forskningsdata innefattar hur forskningsdata struktureras när det gäller mappstrukturer, versionering, filnamn och -format. Till dessa delar kommer även hur forskningsdata kommer att lagras på ett säkert sätt under forskningsprojektet.

För att lagra digitala forskningsmaterial på ett säkert sett krävs bra rutiner, korrekt säkerhetskopiering samt att forskningsdata är bra skyddat från att obehöriga kommer åt det. Skyddet för forskningsmaterialet kan både vara av teknisk samt administrativ karaktär. 

Under uppstarten av ett projekt är det viktigt att uppdatera sig kring universitetets informations- och IT-säkerhetspolicys. Detta för att veta vad som gäller kring hur IT-resurser får användas samt hur känslig information ska behandlas.

Generella rubriker inom organisera forskningsdata är:

  • Mappstruktur
  • Organisering av forskningsdata
  • Informationssäkerhet och informationsklassning
  • Filnamn
  • Filformat
  • Versionering
  • Lagring och backup
  • Säkerhetskopiering

 

6. Kostnader för hantering av forskningsdata

I detta element av datahanteringsplanen beskrivs vilka kostnader som kan komma att uppstå i anslutning till hanteringen av forskningsdata.

För att kunna arkivera, bevara och tillgängliggöra forskningsdata krävs att arbetet har utförts under hela forskningsprojektet. Genom att redan i planeringen tänka till om dokumentation och bevarande samt hur du ska gå tillväga kan du på ett kostnadseffektivt sätt säkerställa att forskningsdata blir återanvändbart. I vissa fall kan det även behövas budgeteras för lagring för att säkerställa att forskningsdata kan hanteras på ett säkert sätt.

Generella rubriker inom kostnader för hantering av forskningsdata är:

  • Personalkostnader
  • Hårdvara och mjukvara
  • Lagring

 

7. Bevara och tillgängliggöra forskningsdata

I detta element av datahanteringsplanen beskrivs hur forskningsdata kommer bevaras och tillgängliggöras efter forskningsprojektet.

Forskningsdata som görs tillgängligt gagnar inte bara forskningen, utan hela samhället. Andra aktörer kan ta del av värdefull forskningsdata och bygga vidare på dessa för att öka innovationen samt skapa ekonomisk tillväxt.

Planera redan tidigt i processen var forskningsdata ska tillgängliggöras samt långtidsbevaras så att dokumentationen redan finns och att en Persistent Identifierar (PID) erhålls. Det är även viktigt att om andras producenters/forskares forskningsdata är inkluderade och att det är tydligt avtalat om det får tillgängliggöras som en del i nya forskningsdata.

Persistent Identifierare

Persistent identifierare är ett unikt ID för ett digitalt objekt som fastställer dess identitet och möjliggör att forskningsdata kan citeras. En persistent identifierare gör det även enklare att citera ett specifik forskningsdata sätt samt att det blir korrekt.

Olika ämnesområden använder olika sorters persistenta identifierare, men forskningsdata som görs tillgänglig via Svensk nationell datatjänst kommer att erhålla en persistent identifierare i form av Digital Object Identifier (DOI). Digital Object Identifier är även indexerat i Web of Science Data Citation Index.

Krav på tillgängliggörande av forskningsdata från tidskrift

Det blir allt vanligare att tidskrifter kräver att forskningsdata görs tillgängligt i och med att artikeln publiceras i tidskriften. PLOS ger dock undantag ifall forskningsdata inte går att tillgängliggöra på grund av etiska eller juridiska skäl. 

Generella rubriker inom bevara och tillgängliggöra forskningsdata är:

  • Förbereda forskningsdata och dokumentation
  • Bevara och tillgängliggöra forskningsdata
  • Kontakta datarepositorium
  • Begränsningar på grund av riktlinjer eller juridiska/etiska skäl
  • Begränsningar på grund av verktyg eller mjukvara
  • Förseningar
  • Tillgänglighetsnivå och/eller licens
  • Citering
  • Persistent identifierare (PID)