This page in English

21 tips för att lyckas med möten på distans

En bild på en skärm där många personer deltar i en videokonferens.

Med enkla metoder går det att göra distansmötet betydligt bättre.

När många jobbar hemifrån har det digitala mötet plötsligt fått ett stort genombrott.
Här är 21 tips på hur mötet kan bli mer effektivt – och hur du kan se bättre ut på videobilden.

Tips för de som deltar i mötet

1) Ha alltid avstängd mikrofon när du inte pratar själv.

Det är viktigt att minimera störande ljud. Vill du inte hålla på att slå av och på mikrofonen varje gång, så finns andra metoder. I både Zoom och Teams kan du slå av mikrofonen och sedan använda mellanslagstangenten när du vill prata. Nedtryckt mellanslagstangent betyder att mikrofonen är på, men så fort du släpper den stängs mikrofonen av.

2) Använd bra utrustning.

Med ett bra headset hörs det du säger.

3) Putsa linsen.

Det är väldigt lätt att det kommer damm och smuts på en kameralins. Ta som vana att försiktigt rengöra linsen på din bärbara dator och mobilen då och då. En putsduk för glasögon funkar fint för att få bort löst damm.

En tjej sitter i ett videomöte. Hon har lagt några tjocka böcker under sin dator.

Med hjälp av några tjocka böcker ur bokhyllan blir kameravinkeln betydligt fördelaktigare.

4) Böcker gör dig snyggare.

Få av oss blir jättevackra på bild när någon fotograferar oss underifrån med ett vidvinkelobjektiv.

Det är precis vad som händer när du ställer din laptop på bordet framför dig och vinklar skärmen mot dig.

Så för den som vill se lite snyggare ut på bild kan en trave böcker vara ett bra knep. Ställ den bärbara datorn på böckerna så att kameran hamnar i ögonhöjd istället. Då blir bilden betydligt mer smickrande.

5) Solen är din vän – och fiende.

Bilden anpassar sig automatiskt efter ett snittvärde på ljuset i rummet. Så om du sätter dig framför ett fönster när solen skiner in, kommer du att bli väldigt mörk i ansiktet när kamerans bländare arbetar för att fönstren inte ska se för ljusa ut.

Sätt dig istället så att fönstren inte syns i bild, men använd gärna ljuset från fönstren. Om du sitter en bit ifrån och låter fönsterljuset komma från sidan, så blir det ofta en bra bild.

Skärmdump från ett videomöte.

Det är skönt att se den man talar med. Kameran fångar ansiktsuttryck och kroppsspråk.

6) Det är trevligt att se den som talar.

Du går sällan till ett möte med en papperspåse över huvudet. Vi tycker om att se ansiktet på de vi talar med.

Så om du pratar på mötet, slå på både bild och ljud. Det kan också vara trevligt att se alla ansikten i början på mötet. Därefter, om ni är många, kan det vara bra att slå av bilden för att spara på kapacitet.

7) Använd kroppsspråket.

Är du i bild så kan du använda dig av det. Vinka när du vill ha ordet, gör tummen upp när någon säger något ovanligt klokt och så vidare.

8) Chatten är en bra funktion.

Chatten gör det enkelt att till exempel dela den långa länken till den webbsidan du vill tipsa de andra om.

9) Det finns en klädkod – om du vill.

Som du säkert har sett på tv, så fungerar vissa mönster dåligt på rörlig bild. Framförallt finrandiga skjortor och blusar och mönstrade kavajer flimrar när man filmar dem. Det gör de i digitala möten också. Så vill du undvika att flimret tar uppmärksamhet från det du säger kan du låta bli den typen av mönster.

En man i randig tröja framför en fejkad bakgrund med en vassrugge.

I Zoom går det att välja vilken bakgrund man vill. Kanske en stadsmiljö, en söderhavsö - eller vass i solnedgång?

10) Gör om ditt hem till en söderhavsö.

I Zoom finns en funktion för att lägga in valfri bakgrund bakom dig. Så när du har tröttnat på att visa upp hur det ser ut i ditt kök eller i arbetsrummet, kan du istället lägga in en bild av en tjusig strand eller yttre rymden. Eller en mer neutral bild, om mötet är mer allvarligt.

Mer information (på engelska) finns här.

 

För dig som ordnar större möten

11) Bestäm vem som gör vad.

Förbered en bra struktur för mötet och ha en tydlig rollfördelning.

12) Glöm inte chattansvarig.

När det är många med räcker det inte med mötesordförande och sekreterare. Går något snett med tekniken kommer chatten snart att fyllas på snabbt. Någon måste ha ansvar för den och kunna ge inspel till mötet från chatten.

13) Testa tekniken.

Var alltid ute en kvart i förväg, så att du kan testa ljud och kameror utan att ta tid från alla mötesdeltagare.

 

För alla möten:

14) Skapa en bra stämning.

Hälsa välkommen och var tydlig så att alla förstår när mötet börjar. Är det många som inte känner varandra är det bra med en presentationsrunda.

15) Fördela ordet.

Det är lätt att prata i munnen på varandra när man inte kan se alla. Att ha någon som fördelar ordet är viktigt. Om bara några få är med på länk är det lätt att de glöms bort av de som sitter i samma rum.

16) Ha en agenda.

Skicka gärna ut agendan i förväg, så att alla vet förutsättningarna för mötet.

17) Berätta hur man ansluter.

I inbjudan kan du också vara tydlig med hur man gör rent tekniskt för att vara med på mötet. Ofta är det inte svårare än meningen ”klicka på den bifogade länken klockan 13.00 på torsdag”.

En kopp kaffe hälls upp.

Några droppar kaffe till – kafferasten är lika viktig även om mötet är digitalt.

18) Glöm inte pauser.

Det är lika viktigt med pauser när mötet är digitalt. Deltagarna behöver gå på toaletten, hämta kaffe och så vidare – precis som vid ett vanligt möte.

19) Använd samma knep som du brukar för att få fler intresserade.

Det blir ett roligare möte om du visar presentationer och bilder, än om du bara pratar på.

20) Det går bra att hålla videomöten i olika program.

Är det hårt tryck på Zoom funkar det bra att använda Teams.

21) Bli bättre än alla andra.

För dig som vill lära dig ännu mer om digitala möten finns fler tips och praktiska råd om Zoom på Inforum (intern länk för medarbetare) 

Här kan du som jobbar på universitet delta i onlinekurser i Zoom och onlinekurser i Teams (interna länkar för medarbetare)

Här finns fler bra länkar:

REMM – Resfria/digitala möten i myndigheter

REDI - Resfria digitala möten inom offentlig sektor

Tänk tanken – ett bra resfritt möte

Text och foto: Jesper Mattsson