Skriva avtal

Foto på en hand som håller i en penna och skriver på ett papper.

Örebro universitet ingår en mängd avtal med externa parter i den verksamhet som bedrivs, vilket ger upphov till frågor av främst juridisk och ekonomisk karaktär.

Följande bör särskilt beaktas vid avtalstecknande

Örebro universitet utgör en del av staten. Motparten i avtalet måste vara antingen en fysisk eller juridisk person. Om motparten är en annan statlig myndighet föreligger inget avtal i rättslig mening, staten är i sin helhet en juridisk person, utan en skriftlig överenskommelse tecknas. Alla avtal och överenskommelser där Örebro universitet är part ska regleras skriftligen.

Rektor är universitetets firmatecknare och den som tecknar avtal i universitetets namn. Rektor kan delegera rätten att teckna avtal, vilket framgår av universitetets delegationsordning. En anställd som saknar rätt att sluta avtal kan inte ingå avtal med bindande verkan för universitetet. Ett avtal som tecknats av anställd som saknar rätt att sluta avtal kan dock godkännas i efterhand av överordnad, med följd att universitetet blir bundet vid avtalet.

Förberedelser

Det är bra att utse en person som ska vara ansvarig för hanteringen fram tills dess att avtalet är påskrivet och att göra en tidsplan som lämnar utrymme för justeringar allt eftersom avtalet arbetas fram. I regel kan detta utföras av någon administratör som har erfarenhet av avtalsskrivning. Ta kontakt med berörda personer, dels den som ska underteckna avtalet i slutändan, dels de som är inblandade i upprättandet av avtalet, så att alla är förberedda och kan avsätta tid. Behöver en upphandling göras?

Genomförande


Checklista för avtalsskrivande

Generellt

Avtalsparter och firmatecknare ska anges tydligt i avtalet. Ange parternas organisationsnummer och adress (Örebro universitet har organisationsnummer 202100-2924). Kontrollera särskilt att avtalet tecknas av behörig firmatecknare. Ange tydligt vilken institution/avdelning inom Örebro universitet det gäller och vem som är kontaktperson hos respektive part.

Om avtalsförslaget upprättats av motparten bör det kontrolleras att samtliga villkor och bilagor som det eventuellt hänvisas till i avtalet finns bilagda.

  • Avtalet bör innehålla en kort bakgrundsbeskrivning, innehållande bland annat syfte och målsättning med avtalet.
  • Parternas relation till varandra, respektive åtaganden och ansvarsfördelning ska framgå tydligt och lättillgängligt.
  • Reglering av de ekonomiska villkoren ska anges tydligt. Kontrollera särskilt om budgeten är verifierad, att det finns en betalningsrutin angiven och om det finns någon ekonomisk risk. Överenskomna belopp anges exkl. moms.
  • Avtalets giltighetstid, d.v.s. när avtalet träder i kraft liksom när och hur det avslutas, samt uppsägningstid ska tydligt framgå, liksom hur parterna ska agera vid eventuellt avtalsbrott och förtida upphörande. Automatisk förlängning av avtal är i normalfallet inte att rekommendera. Samarbetet/projektet bör utvärderas innan avtalet förlängs.
  • Sekretessklausul ska vara acceptabel. Eftersom universitetet är en statlig myndighet måste reglerna om allmänna handlingars offentlighet följas. Eventuell sekretess måste därför ha lagstöd i Offentlighets- och sekretesslag (2009:400). Under inga omständigheter kan universitetet åläggas en skyldighet att hemlighålla information som universitetet enligt lag måste avslöja. Universitetet är även skyldigt att arkivera sina allmänna handlingar, vilket innebär att dessa inte kan skickas tillbaka eller förstöras om motparten önskar avtala om det.
  • Avtalet ska innehålla acceptabla villkor för skadestånd varvid ett beloppstak för parternas skadeståndsskyldighet bör anges. Universitetet ska inte acceptera ekonomiskt ansvar för indirekt skada. Vite bör inte heller accepteras.
  • Avtalet bör innehålla en klausul om force majeure, vilket innebär en oförutsedd, extraordinär händelse såsom krig, naturkatastrof, pandemi, importförbud och liknande som omöjliggör fullgörandet av ingångna avtal.
  • Eventuella avtalsändringar ska vara skriftliga och godkännas av samtliga avtalsparter.
  • Hur en eventuell tvist ska avgöras ska tydligt framgå. I avtal med svenska parter är alternativen två; svensk domstol eller skiljeförfarande. Skillnaderna mellan dessa två är flera, vilket förfarande som är lämpligast beror på omständigheterna. Ett domstolsförfarande är offentligt och medför en möjlighet att överklaga domen så att tvisten avgörs i två instanser. Detta innebär dock att processen kan bli utdragen. Skiljeförfaranden avgörs endast i en instans där parterna själva bestämmer skiljenämndens sammansättning, avgör vilket lands lag som ska tillämpas samt var förfarandet ska äga rum. Skiljeförfarandet är inte offentligt men skiljedomen är i större omfattning än vad som gäller för domstolsdomar verkställbar även utomlands. Nackdelen med ett skiljeförfarande är att det vanligtvis blir betydligt mer kostsamt än ett domstolsförfarande då parterna svarar för samtliga uppkomna kostnader. Om motparten är en annan myndighet måste tvisten lösas genom förhandling, företrädesvis på ledningsnivå och i sista hand av regeringen, eftersom alla statliga myndigheter utgör en och samma juridiska person. Vid internationella avtal ska som huvudregel svensk lag tillämpas vid tvistlösning eller som alternativ ett neutral lands lag så att det blir rättvisa förutsättningar.
  • Främst för forskningsavtal/forskningsuppdrag:
  • Avtalsområdets organisation bör anges, projektansvarig, styrformer, rapportering och utvärdering o.s.v.
  • Hur eventuella uppdrag är finansierade ska tydligt framgå, d.v.s. såväl finansiering av direkta som indirekta kostnader ska anges.
  • Ägande- och nyttjanderätt till resultat ska tydligt regleras. Som huvudregel gäller att Örebro universitet inte äger resultatet av den forskning som bedrivs vid universitetet utan resultatet tillhör universitetets anställda forskare (detta med stöd av lärarundantaget). Ägande- och nyttjanderätt kan dock överlåtas genom avtal. Vid uppdragsavtal är villkoret ofta att resultatet ska tillkomma uppdragsgivaren, detta måste dock alltid medges av universitetets forskare genom skriftligt avtal. Det är också viktigt att universitetet/dess forskare tillförsäkras en rätt att använda resultatet i vidare forskning och utbildning. Vid bidragsavtal tillfaller som regel resultatet forskarna själva.
  • En klausul beträffande publicering ska vara acceptabel. Tiden för motparten att granska forskningsresultat, eller utnyttja option för patentansökan, innan resultat får publiceras bör uppgå till max 90 dagar. Örebro universitet bör alltid omnämnas som part i samband med publicering av resultat.
  • Om det finns beviljade medel – använd detta avtal/beslut som bilaga och hänvisa till detta.

Tips!

Utgå som forskare att företagen är med i projekt i syfte att tjäna pengar och utvinna något från ert projekt. Prata om IPR och de punkter som anges ovan så tidigt som möjligt i era diskussioner. Det är ytterst svårt att börja diskutera dessa delar efter att ansökan om medel har beviljats. Vill ni ha avtalsmallar som kan tjäna som diskussionsunderlag är det bara ni hör av er till någon av juristerna (enklast via e-post: This is an email address)

Granskning

Juristerna vid Universitetskansliet utgör den enda instansen som arbetar med granskning och rådgivning i samband med avtalsarbete. Beträffande frågor av främst ekonomisk karaktär eller annan fråga kopplat till forskningen, kan forskaren/frågeställaren sedan vända sig till Ekonomiavdelningen respektive till någon av de anställda vid Grants Office. 

Avtalsgranskningen innebär en genomläsning och analys av avtalets innehåll, med fokus på de rättsliga aspekterna, juristerna som läser har inte sakkunskap om den forskning som ska bedrivas. Bedömningen kan bli att åtgärder behöver vidtas innan ett undertecknande kan ske, t.ex. att villkor behöver ändras eller utgå, vilket kan leda till en förhandlingssituation med motparten.

Avslutande åtgärder

När avtalet är klart för undertecknande ska det registreras i Public360. När avtalet väl är undertecknat ska det delges berörda personer. Ett original skickas alltid till registrator för arkivering. Det är av stor vikt att avtalet är undertecknat av samtliga parter innan det arbete avtalet omfattar påbörjas. Samtliga avtalsparter ska behålla ett undertecknat original.