This page in English

Arkivera ditt avslutade projekt

Närbild på en hylla fylld med dokumentmappar.

När det är dags att avsluta ditt forskningsprojekt finns det en del saker att tänka på om registrering och arkivering.

Är alla allmänna handlingar i projektet registrerade? Kan ärendet avslutas i ärendehanteringssystemet? Glöm inte att den vetenskapliga artikeln också ska registreras i Public 360°!

Forskningsmaterialet ska så snart som möjligt efter avslutat projekt lämnas in till arkivfunktionen så det kan föras in i arkivredovisningssystemet och tas ner till arkivlokal. Tjänsterummet, plåtskåp i korridoren eller den egna bostaden är inte tillåtna som förvaringsplatser för avslutade projekt. Det är originalen som ska arkiveras.  Det går bra att göra kopior på de dokument som ni fortsatt behöver i er verksamhet, och även att låna handlingarna ur arkivet.

Om primärmaterialet är analogt, det vill säga på papper, ska det förvaras i arkivboxar (Se mer info nedan). Om du har en större mängd digitalt primärmaterial ska detta hållas ordnat på ett strukturerat sätt som innebär att det är sökbart i minst tio år framåt. Rådgör med din institution och arkivet och kontakta sedan IT-support om var det är lämpligast att lagra forskningsprojektets primärmaterial. Det finns flera alternativ beroende på forskningsprojekt och institutionell tillhörighet.

Det är av stor vikt att informationen bevaras på lagringsplatser som tillhandahålls av universitetet och att du inte använder egna lagringsplatser och program. Som tidigare nämnt är forskningsmaterial allmänna handlingar och det är universitetet som ytterst ansvarar för att handlingarna finns tillgängliga.  Viss grundläggande metadata ska finnas kopplat tioll primärmaterialet..

Kontakta arkivfunktionen vid frågor eller när primärmaterialet är insamlat och redo för arkivering.

Gör först en inventering av det totala forskningsmaterial som finns på papper, i pärmar och boxar, på CD-skivor, datafiler, disketter, videoband, med mera. Gruppera sedan materialet i de fyra handlingstyperna - administrativa handlingar, primärmaterial, bearbetningsmaterial, redovisningsmaterial. Titta också i Örebro universitets informationshanteringsplan, där anges vilka handlingar som ska bevaras eller gallras samt vilka handlingar som ska registreras.

Gallra allt bearbetningsmaterial det vill säga utkast, kladdar, avskrifter, dubbletter och kopior. Rensa därefter det återstående materialet från alla gem, tejp, gummisnoddar, metall- och plastdelar samt annat löst, eftersom de skadar handlingar som ska bevaras och arkiveras.

Materialet inom de tre återstående handlingstyperna skall nu registreras eller arkiveras. Det innebär att administrativa handlingar, primärmaterial och redovisningsmaterial ska antingen registreras, läggas i arkivboxar eller lagras digitalt. I boxarna ska varje handlingstyp arkiveras för sig. Det är viktigt att hålla isär handlingstyperna, eftersom det är olika regler för gallring och arkivering som gäller för olika handlingstyper. Gallringsbara handlingar ska inte ordnas (det vill säga i samma volymer) och förtecknas tillsammans med handlingar som skall bevaras. Använd aktomslag eller försättsblad där du tydligt anger vilken information som följer samt vilken period som avses.  Ex. Primärdata forskningsprojekt XXX- 2020.

Använd arkivbeständig bläckpenna märkt med ”Svenskt arkiv”. Varje handlingstyp ska så långt möjligt läggas i kronologisk ordning, vilket underlättar senare sökning i arkivet. Packa boxarna väl så att de blir fyllda, dock inte överfyllda.

Exempel märkning vid arkivering

Märk de fyllda boxarna genom att skriva med blyerts på nedre delen av boxens rygg. Innehållet i boxen anges med gallringsår (10 år efter projektavslut), handlingstyp till exempel primärmaterial. Skriv ner årtal då aktuellt projekt avslutades, till exempel 2020. Utanpå arkivkartongen används enbart blyerts för att märka upp kartongen inför etikettering. Bläck- och tuschpennor eller egenhändigt gjorda etiketter får inte användas.

Hör av dig till arkivfunktionen för att kunna bestämma när och hur materialet som ska bevaras kan lämnas för arkivering.