Strategi för gallring och arkivering

Foto på en korridor med hyllor på väggarna.

De flesta av handlingarna i ett forskningsprojekt är allmänna handlingar och ska därför registreras (diarieföras) i vårt ärendehanteringssystem Public 360. Det är du som forskare som ansvarar för att se till att alla allmänna handlingar registreras.

Handlingarna ska registreras löpande utan dröjsmål under projektets gång. Kom ihåg att räkna in även detta arbete i tidsplanen för projektet.

När allmänna handlingar registreras arkiveras de också per automatik, men i några fall (gäller vissa typer av forskningsmaterial) ska de även överlämnas till arkivet i samband med projektavslut. Sker ordnandet av forskningsmaterialet löpande blir tidsåtgången desto mindre än om en omstrukturering måste ske vid projektets avslut.

Det är därför bra om en strategi för gallring och arkivering finns med redan vid starten av ditt forskningsprojekt.

Organisation

Ta reda på vem som kommer att utföra diarieföringen och arkiveringen av projektets handlingar. Finns det ett bra och säkert ställe att förvara analogt primärmaterial under projektets gång? Innehåller materialet känsliga uppgifter/sekretess är det extra viktigt att tänka på att handlingarna inte får förvaras oskyddade på arbetsrummen. Handlingarna bör efter varje arbetsdag kunna låsas in.

Hur gör du med ditt digitala primärmaterial? Det digitala materialet behöver också förvaras på en lämplig lagringsplats.