Samarbeten, avtal och tillstånd samt användning av öppna data

Samarbeten

Vid forskningssamarbeten med externa parter - inklusive regioner, andra lärosäten m.m. - är det viktigt att tidigt fastställa olika parters ansvar för det tänkta forskningsdatat under och efter projekttiden, vad som händer om en forskare slutar eller byter anställning, lämpliga lagring, äganderätt till data samt eventuella inskränkningar i användning, rätt att publicera vid krav på öppet data etc.

Det är även viktigt att externa parter förstår att Örebro universitet är en statlig myndighet och att principen om allmänna handlingars offentlighet därför gäller, vilket även innefattar forskningsdata. Det går alltså inte att lova fullständig konfidentialitet för forskningsdata som skapats inom ett forskningsprojekt.

Även om innehållet i avtalen normalt sett tas fram av de inblandade forskarna är det prefekt som vanligtvis signerar avtalen för Örebro universitets räkning och därför behöver vara uppmärksam på vad denne skriver under. Frågor om vad som går att avtala om kan ställas till juristfunktionen. Frågor om datahantering, lagring etc. kan ställas till respektive fakultets forskningsdatarådgivare.

Avtal och tillstånd

Många samarbeten behöver regleras genom avtal och vissa finansiärer har även detta som krav. Avtal behöver tas fram i god tid innan ett projekt påbörjas. Om personuppgifter ska användas som forskningsdata i samarbetet behöver detta ingå i det som man avtalar om. Vanligast formerna av avtal vid forskningssamarbeten där personuppgifter ingår som forskningsdata är en överenskommelse om gemensamt personuppgiftsansvar (när man forskar tillsammans) eller ett personuppgiftsbiträdesavtal (när någon exempelvis analyserar något till någon annan). Hjälp med mallar och stöd i att ta fram avtalen kan fås av juristerna.

Att personuppgifter används inom forskning är vanligare än vad man kanske kan tro, läs gärna mer om detta om i Svensk Nationell Datatjänst ”Praktisk handbok om för data med personuppgifter”.

Enligt universitetets riktlinje om ansvar i forskning ska tillstånd sökas när så behövs i ett forskningsprojekt. De eventuella tillstånd som krävs för att forskningsdata ska tillkomma på ett korrekt sätt ska finnas dokumenterade i universitetets ärendehanteringssystem, Public360. Detta avser exempelvis etikprövningstillstånd, tillstånd för djurförsök, kemikaliehantering eller hantering av brandfarliga ämnen men även exempelvis tillstånd att använda genetiska resurser från andra delar av världen m.m. Hjälp att registrera vissa av dessa handlingar ges av forskningsadministratörerna.

Svensk Nationell Datatjänsts handbok hittas här. 

Användning av öppna data

Vid planering av användning av öppet tillgängliga data är det viktigt att ta reda på hur dessa har tagits fram, vilka krav som ställs vid användning etc. Det går inte att utgå från att öppet tillgängliga data alltid är fria att använda.

Vid användning av öppna data behöver man kontrollera vilka krav som gäller för placering i lagringsplatsen där man fann dem, och om dessa krav är uppfyllda för de specifika data som avses att användas.