Håll forskningsprojektets handlingar ordnade
Du måste spara rätt dokumentation för att kunna verifiera forskningsresultat och ha ordning på de administrativa processerna som är nödvändiga för forskningen.
De flesta handlingar som uppstår inom forskningsprojekt är allmänna handlingar och tillhör därmed universitetets arkiv. Av arkivlagen framgår att myndigheternas arkiv skall bevaras, hållas ordnade och vårdas så att de tillgodoser:
- rätten att ta del av allmänna handlingar
- behovet av information för rättskipning och förvaltning
- forskningens behov
Forskningsmaterial kan delas in i fyra olika slags grupperingar eller avdelningar:
Administrativa handlingar
Administrativa handlingar är så kallade formella handlingar till exempel projektplaner, anslagsansökningar, datahanteringsplaner, kontrakt, avtal, projektbeskrivningar, korrespondens med finansiärer/uppdragsgivare, ekonomi- och personaladministrativa handlingar.
Administrativa handlingar ska bevaras och registreras i ärendehanteringssystemet Public 360.
Primärmaterial
Med primärmaterial menas grundmaterial från forskningsprocessen till exempel enkäter/enkätsammanställningar, intervjuer, undersökningsprotokoll, försöksprotokoll, mät- och testresultat, röntgenbilder och medicinska provresultat.
Enligt Riksarkivets föreskrifter bör primärmaterialet bevaras i minst 10 år efter att sista artikeln publicerats och i de fall materialet inte går att återskapa.
Bearbetningsmaterial
Bearbetningsmaterial består av arbetsmaterial till exempel utkast, koncept, kladdar som ska omarbetas, sammanställningar, beräkningar, excerpter, ADB-upptagningar som är osjälvständiga led i en pågående bearbetning av data. Observera att bearbetningsmaterialet blir allmän handling endast om det expedieras eller tas om hand för arkivering.
Bearbetningsmaterial får gallras vid inaktualitet.
Redovisningsmaterial
Redovisningsmaterial är slutprodukten och utgörs av till exempel delrapporter, avhandlingar, slutrapporter och originalartiklar. Allt redovisningsmaterial ska bevaras.
Gallring av forskningshandlingar får göras, men inte utan stöd i författningar eller beslut av riksdagen, regeringen, riksarkivet eller Örebro universitet. På Örebro universitet framgår det av informationshanteringsplanen vilka handlingar som får gallras och vilka som måste bevaras.