Lokalbokning och användning av lokaler och utemiljöer
Lokalbokning
Universitetets lokaler ska bokas vid all användning. Institutioner och avdelningar debiteras för detta.
Det finns flera bokningssystem för universitetets lokaler och lokalresurser och bokning kan göras på olika ställen. Information finns på universitetets hemsidor eller via universitetets Infocenter.
Generellt bokas datum för konferenser och andra evenemang långt tidigare än för undervisning. Då intressen mellan konferens och undervisning krockar ska uppgörelse göras i samförstånd, i första hand genom att exempelvis byta lokal eller ändra datum.
Det finns särskilda regler för bokning av caféer, restauranger, Östra Mark och Ljuspunkten. Information finns på universitetets interna hemsida. Beredningsköket i Novahuset får endast bokas av restaurangerna som universitetet har avtal med.
Undervisningslokaler
Är en lärosal tom får den användas som studieplats, men bokaren av lärosalen har alltid företräde.
Grupprum
Studenter kan boka grupprum direkt i universitetets bokningssystem eller kontakta sin förening/kårsektion för att få hjälp med bokning.
Grupprum kan även bokas av lärare för sin undervisning. För bokning kontaktas universitetets centrala bokningsfunktion.
Skrivsalar
Salstentamen ska i första hand ske i avsedda skrivsalar för tentamen. I de fall skrivsalar inte räcker till kan andra undervisningslokaler bokas.
Högskoleprovet
Högskoleprovet äger vanligtvis rum två gånger per år. Bokning av lokaler för högskoleprovet har företräde framför övriga bokningar.
Sammankomster för studentkår och studentföreningar
I högskoleförordningen (SFS 1993:100, 1 kap. 13§) så står följande under rubriken Att få använda undervisningslokaler: ”En högskola är skyldig att låta en demokratiskt uppbyggd förening för studenter vid högskolan använda undervisningslokalerna vid en sammankomst som föreningen anordnar för sina medlemmar, om sammankomsten hålls för upplysning, meningsyttring eller annat liknande syfte eller för framförande av konstnärligt verk. Den som av föreningen har bjudits in för att medverka vid sammankomsten får inte vägras tillträde till möteslokalerna.
Vad som sägs i första stycket skall inte gälla om det är antagligt att det vid sammankomsten kommer att uppstå någon allvarlig ordningsstörning eller inträffa någonting som strider mot lag. Första stycket gäller inte heller om föreningens användning av lokalerna är oförenlig med högskoleverksamhetens behöriga gång eller med högskolans förpliktelser mot tredje man. Förordning (1998:1003).”
Partipolitiska och religiösa studentföreningar har samma rättigheter och skyldigheter som övriga studentföreningar och har möjlighet att boka lokaler för sina sammankomster enligt ovanstående. Gudstjänster eller motsvarande är dock inte tillåtet i universitetets lokaler eller utomhus på campusområdet. Studenter och medarbetare hänvisas till universitetets Stilla rum för att be eller söka en stund av stillhet under arbetsdagen. Rummen är öppna för alla oavsett tro eller ideologi. Se universitetets externa hemsida.
Örebro universitet förhåller sig till diskrimineringslagen (2008:567) och ställer därmed krav på att föreningarnas sammankomster, och föreningarnas inbjudna gäster, inte exkluderar eller särbehandlar utifrån diskrimineringsgrunderna kön, könsidentitet, religion, etnicitet, funktionsnedsättning, sexuell läggning och ålder.
Nyttjandet av ovan nämnda sker i mån av plats och någon hyra tas inte ut för lokalen. Däremot tillkommer kostnader för exempelvis extra bevakning, teknisk support, extra möbler och lokalvård. Sammankomsten bokas enbart den tid som krävs för genomförandet. Om tid utöver detta önskas, till exempel före eller efter sammankomsten, kan en kostnad tillkomma.
Om studentkår eller studentförening bjuder in externa gäster och föreläsare till sin sammankomst där ordningen riskeras att störas ska detta kommuniceras med universitetets säkerhetsfunktion i god tid. Universitetet förbehåller sig rätten att neka möten som kan störa ordningen och/eller ordinarie verksamhet.
Bokning av lokaler och utställningsplatser görs via Infocenter. Observera att universitetet enbart godkänner bokningar för juridiska personer (exempelvis studentföreningar och kårsektioner), inte privatpersoner.
Personalorganisationer
Sammankomster för universitetets personalorganisationer får kostnadsfritt anordnas i universitetets lokaler och utemiljöer. Detta under förutsättning att lokalen/utemiljön kan upplåtas utan att störa ordinarie verksamhet.
Extern korttidsuthyrning
Uthyrning av lokaler och utemiljöer till externa verksamheter hanteras separat. Se universitetets externa hemsida.
Utställningsplatser
Studentföreningar kan utan kostnad boka en utställningsplats i universitetets lokaler eller utemiljöer. Även externa aktörer kan, mot en kostnad, hyra särskilt anvisade utställningsplatser i universitetets lokaler eller utemiljöer för marknadsföring av produkter och/eller tjänster, se universitetets externa hemsida. Verksamheten vid utställningsplatsen ska bedrivas under ordnade former och får inte störa ordinarie verksamhet.
Arrangemang utomhus
Arrangemang utomhus måste godkännas av fastighetsägaren/markägaren samt campusavdelningen. Räddningsvägar får inte blockeras och framkomlighet måste säkerställas. Örebro universitet tillhandahåller inte förlängningskablar, kontakter, etcetera, för utlåning.
Arrangören ansvarar för:
- avfallshantering
- vattenförsörjning och eventuellt tillhörande avloppsvatten.
- Eventuella myndighetstillstånd
För uppsättning av tält utomhus vid arrangemang kontaktas campusavdelningen.
Grund- och gymnasieskolor
Universitetets lokaler är i första hand till för universitetets studenter. Grundprincipen är att universitetet inte hyr ut undervisningslokaler till grund- och gymnasieskolor, undantaget enstaka föreläsningar i syfte att marknadsföra universitetets verksamhet.
Privata fester och privata arrangemang
Universitetets lokaler upplåts inte till privata fester och arrangemang. Undantaget är disputationsfester och av universitetet anordnad personalfest/personalsammankomst. Information om lokaler, boknings- och användningsregler finns på universitetets interna hemsida.
Studentsittningar
Studentsittningar/studentfester är endast tillåtna i universitetets restaurangmiljöer och närliggande anpassade ytor. Med studentsittning/studentfest avses ett arrangemang med förtäring där gästerna sitter vid ett uppdukat bord och kan ta del av ett gemensamt program på en scen eller liknande.
Nyttjandet sker i mån av plats och någon hyra tas inte ut för lokalen. Kostnader för tjänster utanför ordinarie arbetstid såsom bevakning, lokalvård, vaktmästartjänster och teknisk support tillkommer dock.
Sammankomsten bokas enbart den tid som krävs för genomförande. Om tid utöver detta önskas, till exempel före eller efter sammankomsten, kan en kostnad tillkomma.
Alkohol
Alkohol får inte förtäras i universitetets lokaler, men vid särskilda evenemang och i vissa lokaler är alkoholförtäring tillåtet, exempelvis:
- Universitetets årshögtid och gemensamma personalfest
- Disputationsmingel och personalmingel
- Studentsittningar/studentfester
Alkoholförtäring ska hanteras ansvarsfullt och alkoholfria alternativ ska alltid erbjudas.
I de lokaler restaurangerna hyr har restauratören rätt att servera alkohol i enlighet med gällande alkoholtillstånd. Om restauratören levererar mat till annan lokal inom universitetet, till exempel vid konferenser och externa bokningar, ansvarar restauratören för alkoholservering i enlighet med alkoholtillståndet. De kan även hjälpa till att söka tillfälligt tillstånd hos kommunen om så krävs.
Studenter och studentföreningar kopplade till Restaurang- och hotellhögskolan har möjlighet att i anpassade lokaler på Campus förkovra sig i uppgifter som relaterar till deras kurser, även i de fall det medför hantering av alkohol, då detta är en del i institutionens utbildning.
Förtäring inom- och utomhus
Förtäring i hörsalar och aulor är inte tillåtet. Sker förtäring i annan lokal ska lokalen återställas i städat skick. Matrester ska sorteras som komposterbart i de källsorteringskärl som finns i studentpentryn och personalrum.
Universitetet har inga fasta grillplatser. Grillning på universitetets campusområden får enbart förekomma om det inte stör ordinarie verksamhet samt kan ske utan risk för brand.
Försäljning av mat, catering med mera
Försäljning av mat får endast göras av universitetets restauratörer. Detta gäller även vid evenemang som anordnas av universitetets verksamheter, samt vid evenemang utomhus.
Vid mässor och utställningsplatser får externa samverkanspartners och studentföreningar bjuda på enklare förtäring, till exempel kaffe och godis.
Generellt tillåts inte foodtrucks.
Övernattning
Det är inte tillåtet att övernatta i universitetets lokaler, undantaget tillfällig övernattning.
Tillfällig övernattning i universitetets lokaler är enbart tillåtet i vissa av campusavdelningen anvisade lokaler, om det inte stör ordinarie verksamhet. Tillfällig övernattning är endast aktuellt då en studentförening verksam vid Örebro universitet ansvarar för ett arrangemang där det finns behov av övernattning för tillresande studenter. Det finns bara ett begränsat antal platser och campusavdelningen ska alltid kontaktas i planeringsfasen av arrangemanget. Arrangemanget ska anmälas till Nerikes brandkår och lokaler ska uppfylla krav och ordningsregler som finns beskrivna i Riktlinjer gällande tillfällig övernattning, Nerikes brandkår.