Riktlinjer och checklista inför sammanställning av vetenskaplig uppsats och genomförande av licentiatseminarium

Så snart ni har enats om önskad dag och tid för licentiatseminarium meddelar handledaren detta till forskarutbildningsadministrationen som bokar lokaler. Enligt ”Riktlinjer gällande lokaler och förtäring i samband med aktiviteter inom utbildning på forskarnivå” (2025/07289) ska aktiviteter som rör utbildning på forskarnivå hållas i universitetets lokaler.

En komplett anmälan om licentiatseminarium med samtliga bilagor ska vara forskarutbildningsadministrationen vid institutionen tillhanda senast 15 veckor innan planerat datum för licentiatseminarium. Observera att opponent, betygsnämnd inklusive ersättare samt ordförande ska ha tackat ja till förfrågan innan anmälan om licentiatseminarium skickas in. 

• Blankett för anmälan om licentiatseminarium

Vid utformning av den vetenskapliga uppsatsen bör universitetets mall för avhandling användas (observera att mallen främst är avsedd för framställning av avhandling vid doktorsexamen). Den vetenskapliga uppsatsen bör skrivas på engelska. En vetenskaplig uppsats bör bestå av en kappa baserad på minst två delarbeten varav minst ett är accepterat eller publicerat i en tidskrift med peer review system vid tiden för anmälan om licentiatseminarium. Doktoranden är förstaförfattare på minst ett av delarbetena. Delat förstaförfattarskap kan förekomma, men det som är centralt i betygsnämndens bedömning av uppsatsarbetet är doktorandens insats och hur insatsen svarar mot examensmålen. En systematisk översiktsartikel eller metaanalys kan ingå i den vetenskapliga uppsatsen. En vetenskaplig uppsats vid Örebro universitet kan i vissa fall utgöras av en monografi.

Tidskrift(er) ska kontaktas inför licentiatseminariet för tillåtelse att publicera artikeln och bilder/tabeller i den vetenskapliga uppsatsen (förslagsvis enligt framtagen mall).

I enlighet med fakultetens publiceringspolicy behöver doktorandens delarbeten vara affilierade till Örebro universitet.

Språkgranskning

Kappan bör genomgå språkgranskning.

Plagiatkontroll av kappa

Plagiatkontroll ska genomföras av kappan för den vetenskapliga uppsatsen. Doktoranden ansvarar för att texten skickas till forskarutbildningsadministrationen som sedan ser till att texten skickas till Ouriginal (före detta Urkund) för kontroll.

Enligt ”Riktlinjer för plagiatkontroll av kappa inför disputation och licentiatseminarium för ämnet medicinsk vetenskap, handikappvetenskap” (ORU 1.2.1-06334/2017) ansvarar doktoranden för att skicka kappan exklusive referenslista till forskarutbildningsadministratören.

Inriktningsansvarig/ämnesansvarig meddelar forskarutbildningsadministratören resultatet av granskningen. Forskarutbildningsadministratören meddelar tryckeriet att tryckningen kan påbörjas samt meddelar doktorand och huvudhandledare detta.

I den händelse att möjligt plagiat identifieras så kontaktar inriktningsansvarig/ämnesansvarig huvudhandledaren och doktoranden omgående. Tryckeriet kontaktas för att stoppa tryckningen av avhandlingen/vetenskaplig uppsats.

Tryck av vetenskaplig uppsats

Tryck av uppsatsen sker efter licentiatseminariet och efter att uppsatsen är godkänd. Institutionen bekostar två exemplar, ett för arkivering och ett till skåpet för display av avhandlingar och vetenskapliga uppsatser. Doktoranden (eller handledaren) bekostar ev. övrigt tryck. Doktoranden kontaktar ORUs tryckeri (Repro) angående tryckning av den vetenskapliga uppsatsen och lämnar samtidigt uppgifter om fakturering och leveransadress. Dessa uppgifter erhålls av forskarutbildningsadministratören.

Generativa AI-verktyg, såsom ChatGPT, Microsoft Copilot, Gemini och liknande tjänster, kan användas som stöd i olika delar av arbetet med en doktorsavhandling. Användning av sådana verktyg innebär dock särskilda krav på transparens, akademisk integritet och eget ansvar.

Doktoranden är alltid fullt ansvarig för avhandlingens innehåll, inklusive vetenskapliga resonemang, faktauppgifter, referenser, analyser, slutsatser och språklig utformning, oavsett om generativ AI har använts som stöd.

I samband med färdigställandet av avhandlingen ska doktoranden därför inkludera en kort redogörelse för om och hur generativ AI har använts vid framställningen av kappan eller monografiavhandlingen. Redogörelsen bör placeras i kappan, exempelvis under en särskild rubrik såsom ”Användning av generativ AI” eller ”Declaration of generative AI use”.

Redogörelsen bör beskriva:

• vilka generativa AI-verktyg som har använts,
• för vilka ändamål verktygen har använts,
• i vilka delar av kappan eller monografiavhandlingen användningen har skett,
• samt, när det är relevant, hur doktoranden har granskat och verifierat det AI-genererade materialet.

Det är inte nödvändigt att redovisa varje enskild prompt eller användning som enbart avser enklare språk- eller grammatikkontroll eller standardiserade digitala funktioner. Redogörelsen ska däremot ge en rättvisande bild av sådan användning av generativ AI som har bidragit till avhandlingens text, struktur, analys, kod, figurer eller annat vetenskapligt innehåll.

Om generativ AI har använts som stöd för metodutveckling, dataanalys, programmering, statistiska analyser eller framställning av vetenskapliga figurer bör användningen även beskrivas i relevant del av avhandlingen när detta är nödvändigt för att arbetet ska kunna förstås och bedömas.

För sammanläggningsavhandlingar omfattas de ingående delarbetena av de regler och riktlinjer för redovisning av generativ AI som gällde vid publicering eller inskickande av respektive delarbete.

Generativ AI får inte anges som författare eller medförfattare och kan inte ta ansvar för innehållet i en avhandling. Doktoranden ansvarar för att användningen är förenlig med god forskningssed, forskningsetiska krav, dataskydd, sekretess och eventuella regler från tidskrifter, forskningsfinansiärer eller andra berörda aktörer.

Om generativ AI inte har använts på ett sätt som omfattas av ovanstående kan även detta anges kortfattat.

Examples of statements on the use of generative AI

Example 1 – No use of generative AI

Use of generative AI

Generative AI tools were not used to generate, revise, analyse, or otherwise contribute to the scientific content of this thesis.

Example 2 – Use for language editing only

Use of generative AI

Generative AI (ChatGPT, OpenAI) was used to a limited extent to support language editing of parts of the thesis summary, for example by suggesting alternative wording and improving readability and clarity of the English text.

The tool was not used to generate scientific results, analyses, interpretations, or conclusions. All AI-assisted text was reviewed and, where necessary, revised by the author, who takes full responsibility for the final content of the thesis.

Example 3 – Use for language and structure

Use of generative AI

Generative AI (ChatGPT, OpenAI) was used as a support tool for language editing and structuring of selected parts of the thesis summary. This included suggestions for alternative wording, improvements in text structure, and increased clarity and readability.

The AI tool was not used independently to formulate scientific conclusions or to assess research findings. All AI-assisted material was critically reviewed, verified, and, where necessary, revised by the author. The author takes full responsibility for the final content of the thesis.

Example 4 – Use for programming or data analysis support

Use of generative AI

Generative AI tools (ChatGPT, OpenAI, and GitHub Copilot) were used as support during parts of the work presented in this thesis. The tools were used for language editing of the thesis summary and for assistance with the development, troubleshooting, and refinement of code used for data processing and statistical analyses.

All AI-assisted analyses and code suggestions were critically reviewed, tested, and verified before use. Generative AI was not used to independently interpret research findings or generate the scientific conclusions of the thesis.

The author takes full responsibility for all analyses, results, interpretations, and conclusions presented in the thesis.

Forskarutbildningsadministrationen skickar e-post till opponent, betygsnämnd inklusive ersättare samt ordföranden (med en kopia till huvudhandledaren) med praktisk information inför och i samband med licentiatseminariet.

Förhandsgranskning

Förhandsgranskning av den vetenskapliga uppsatsens delarbeten inför licentiatseminariet görs av betygsnämndens ledamöter. Nämnden har i uppgift att bedöma att kvaliteten och kvantiteten i den vetenskapliga uppsatsens delarbeten motsvarar nivån för licentiatexamen. Forskarutbildningsadministrationen ansvarar för att skicka relevant underlag. Ledamöternas individuella bedömningar meddelas skriftligen till institutionen om huruvida licentiatseminarium rekommenderas eller avråds. Vid licentiatseminariet gör nämnden en förnyad och kollektiv bedömning av den vetenskapliga uppsatsen i sin helhet. Betygsnämnden gör även en granskning av etikansökningar och beslut.

Distribution av vetenskaplig uppsats

Forskarutbildningsadministratören skickar den vetenskapliga uppsatsen som pdf via e-post till opponent, betygsnämnd inklusive ersättare och ordförande cirka 3 veckor före licentiatseminariet.

Doktoranden distribuerar den vetenskapliga uppsatsen till eventuella andra berörda personer.

Doktoranden inleder med att presentera sitt arbete.

Opponentens uppgift är att kritiskt granska den vetenskapliga uppsatsen samt föra en diskussion om innehållet med respondenten.

Efter seminariet ställer betygsnämnden frågor i relation till den vetenskapliga uppsatsens innehåll med syfte att bedöma om målen för licentiatexamen uppnåtts. Även övriga åhörare ges tillfälle att ställa frågor.

Betygsnämndens sammanträde

Betygsnämnden sammanträder omedelbart efter den offentliga delen av seminariet. Nämnden utser ordförande inom sig och betygsätter den vetenskapliga uppsatsen med något av betygen godkänd eller underkänd. 

Ordförande, huvudhandledare och biträdande handledare kan närvara vid betygsnämndens sammanträde och delta i överläggningarna men får inte delta i beslutet. Ett särskilt protokoll upprättas som ska undertecknas av betygsnämndens ordförande.

Enligt  ”Riktlinjer gällande lokaler och förtäring i samband med aktiviteter inom utbildning på forskarnivå” (2025/07289) bekostar institutionen kaffe, smörgås/fika samt lunch för de personer som har en officiell roll vid licentiatseminariet. Hålls seminariet på förmiddagen och beslut har meddelats före lunch kan även doktorand delta vid lunch.

Doktoranden ansvarar själv för och bekostar eventuell förtäring efter seminariet (exempelvis mingel).