Innan din utbytestermin

Två vänner cyklar i Amsterdam

Grattis, du har precis blivit tilldelad en utbytesplats! Innan du åker på det som förhoppningsvis blir ditt livs äventyr finns det några saker du behöver göra, så att din utbytestermin blir så bra som möjligt.

Om du tackat ja till en utbytesplats så är det första du ska göra att delta på en kick-off som är indelad i två delar, anordnad av Internationella kontoret i samarbete med studievägledarna vid din institution. Datum för kick-offen meddelas via mail efter att ansökningsomgången är avslutad och alla platser är tilldelade.

Under den första delen deltar du i ett informationspass där vi går igenom viktig information inför ansökan till värduniversitet, blanketter som ska fyllas i, din kommande ekonomi, hur du tillgodoräknar dina poäng etc.

Efter presentationen så har du möjlighet att träffa både andra studenter som ska till samma värduniversitet eller land som dig, och ibland även studenter som har studerat vid värduniversitetet eller landet. Du har möjlighet att ställa frågor, få tips och råd och byta kontaktuppgifter, om ni exempelvis vill hjälpas åt med ansökan till värduniversitet, visumfrågor eller boka er resa tillsammans.

Vi försöker i största möjliga mån ta hjälp av studenter som varit vid samma värduniversitet som dig, men då många studenter genomför sin utbytestermin i slutet av sina utbytesstudier är det inte alltid möjligt.

Efter att du deltagit på kick-offen så kommer Internationella kontoret nominera dig till ditt värduniversitet. Du behöver ha blivit nominerad innan du kan ansöka till värduniversitetet. Nomineringsperioderna skiljer sig åt från land till land, och från universitet till universitet. Nomineringstiderna för ditt universitet hittar du i Fact Sheet i Sökportalen. Vi meddelar dig så fort vi har nominerat dig.

Förutom ansökan behöver du också se över hur det fungerar med val av kurser och eventuell ansökan till bostad under din utbytestermin. Du hittar den informationen i värduniversitetets Fact Sheet, som finns i sökportalen eller på värduniversitetets hemsida.

Värduniversiteten har oftast en har en sista ansökningsdag som gäller just utbytesstudenter och datumet varierar från universitet till universitet. Det är ditt ansvar att ta reda på när sista ansökningsdag är för ditt värduniversitet och att ansökan kommer in i tid. Tänk på att vara noga med att bifoga allt som efterfrågas då en icke komplett ansökan fördröjer hela processen med antagningsbesked, eventuellt visum, etc.

Om du behöver ett Transcript of Records, ett studieintyg på engelska, så kan du skriva ut det själv i Studenttjänster.

Att åka på utbytesstudier kan innebära merkostnader, du kanske behöver betala en deposition på ditt boende, köpa flygbiljetter och samtidigt vill ha möjligheten att uppleva staden eller landet du besöker. Du behöver vara beredd på att du kan behöva betala vissa kostnader, exempelvis visum och deposition för bostad, innan du fått ditt studiemedel för utbytesstudierna.

Du kan ansöka om studiemedel för utlandsstudier från CSN. Det är också möjligt att söka merkostnadslån för resan. När du ansöker om CSN så hämtar de uppgifter från Ladok, du behöver alltså inte skicka in något specifikt intyg.

Läs mer om studiemedel under dina utbytesstudier på CSN:s hemsida

Om du sökt en utbytesplats inom Erasmus+, Nordlys, Nordplus juridik eller Norek så blir du automatiskt tilldelad ett Erasmus+ stipendium. Stipendiet är ett merkostnadsstipendium som ska täcka dina extra utgifter under din utbytestermin. 

Läs mer om Erasmus+ stipendiet

Du kan även ansöka om stipendier på egen hand via företag, organisationer, stiftelser eller kommuner.

Läs mer om olika stipendier du kan söka

När du väljer kurser ska du utgå från vad du behöver och vill läsa: kurser som ligger på lämplig nivå, passar din utbildning och tillsammans utgör heltidsstudier.

Tanken med utbytesstudier är att du helt enkelt byter ut en termin vid Örebro universitet mot en termin vid ett partneruniversitet utomlands. Vi förväntar oss därför att du ska tillgodoräkna dig de poäng du tar vid värduniversitet i din utbildning. Inom Erasmus+ programmet är det dessutom ett krav att poängen ska ingå i din examen för att få ta del av stipendiet.

Om du ska åka på utbytesstudier via ett bilateralt avtal så ansöker du om ett skriftligt förhandsbesked om att dina kurser kan tillgodoräknas via din institution.

Om du ska åka på utbytesstudier vid Erasmus+ programmet, Nordlys, Nordplus juridik eller Norek så behöver du upprätta ett Learning Agreement, som tydliggör vilka kurser du har tänkt läsa och tillgodoräkna dig när du kommit hem från dina utbytesstudier. 

Studievägledarna vid din institution kan hjälpa dig med det skriftliga förhandsbeskedet och ditt Learning Agreement.

Kontakta studievägledarna vid din institution

Under dina utbytesstudier så är du fortfarande student vid Örebro universitet. Du behöver därför registrera dig i Ladok precis som inför varje kurs/terminsstart. Du kommer åt Ladok via Studenttjänster. 

Det är viktigt att du registrerar dig inför dina utbytesstudier eftersom CSN hämtar sina uppgifter ifrån Ladok. Om du inte registrerar dig så ser inte CSN att du är student vid Örebro universitet. 

Gå direkt till Studenttjänster

Läget i världen kan förändras snabbt. Därför är det viktigt att du har kurser du kan läsa i Sverige om ditt utbyte inte blir av. Glöm inte att tacka nej till kurserna om du inte ska läsa dem.

Du som ska åka på utbytesstudier omfattas av Kammarkollegiets försäkring Student UT. Försäkringen gäller dygnet runt i utbildningslandet under tiden du bedriver dina studier, samt två veckor innan och två veckor efteråt. Vi rekommenderar dig att läsa försäkringens villkor för att därefter ta ställning till vad för försäkring du behöver komplettera med.

Vid vissa partneruniversitet behöver du komplettera försäkringen Student UT med partneruniversitets egna försäkring. I sökportalen för utbytesstudier kan du se vilka universitet det gäller. 

Läs mer om försäkring under dina utbytesstudier

Vid vissa universitet, främst utanför Europa,  är det ett krav att du kan visa upp ett intyg på vaccinationer du fått, t.ex. röda hund, mässlingen och påssjuka. Det är uppgifter som kan ta tid att få fram, om du t.ex. behöver kontakta din gamla låg- och mellanstadieskola, så kolla upp detta i god tid. Du kan också behöva ta nya vaccinationer, vilket du då bekostar själv. Information om värduniversitetets krav finns på dess hemsida och/eller i fact sheet i sökportalen.

Om du ska studera utanför Europa behöver du ansöka om visum. Om du inte är svensk medborgare kan du även behöva ansöka om visum för länder inom Europa. Kontakta ditt kommande värdlands ambassad i god tid för att ta reda på hur du går tillväga och vilka dokument du behöver. Kom ihåg att se över vad som gäller om du exempelvis mellanlandar i ett annat land, exempelvis om du flyger via USA när du ska studera i Mexiko.

Med tanke på att läget i världen kan förändras snabbt kan det vara värt att betala lite mer för biljetter som går att boka om eller boka av.

Förbered dig inför ditt utbyte genom att läsa på om landet innan du påbörjar dina studier. Vad finns det för annorlunda lagar och regler, kulturella skillnader och beteenden som du behöver vara uppmärksam på?

Du kan även förbereda dig genom att läsa på Utrikesdepartementets reserekommendationer till landet du ska till. Ibland kan det ske oförutsedda händelser som påverkar din situation i landet. Om det uppstår en kris eller katastrof så bör du:

  • Kontakta Falck Global Assistance (ingår i försäkring Student UT)
  • Kontakta din familj och närstående
  • Kontakta svenska ambassaden i värdlandet
  • Kontakta Internationella kontoret

Om Internationella kontoret kontaktar dig så är det viktigt att du svarar på mailet eller sms:et så snart som möjligt. 

Om du inte kan eller vill åka på ditt utbyte behöver du meddela oss på Internationella kontoret. Det räcker alltså inte med att du avregistrerar dig i Ladok. Mejla oss på This is an email address.

Tre tjejer på bro

Under din utbytestermin

Äntligen är du på plats! Det finns några saker du behöver komma ihåg under din utbytestermin.

Fyra vänner på bro

Efter din utbytestermin

Här tipsar vi om vad du kan göra när du kommit hem för att använda dig av dina erfarenheter.