Information och checklista inför framställning av avhandling, spikning och disputation

Planering inför disputation

Regler och riktlinjer

Det är viktigt att du som handledare läser igenom och tar reda på vilka regler som gäller inför och i samband med en disputation. Vi hänvisar till följande dokument:

• Regelhandbok för utbildning på forskarnivå vid Örebro universitet. (punkt 15.3, Förslag och beslut om disputation)
• Riktlinjer för uppläggning av utbildning på forskarnivå (fastställd 2023-12-11) 
• Information om förslag och beslut om disputation.

Observera särskilt angående betygsnämndens uppdrag:
I betygsnämndens uppdrag ingår sedan 1 januari 2024 att göra en förhandsgranskning av avhandlingens delarbeten samt att granska tillhörande etikunderlag (ansökningar samt beslut, exklusive bilagor). Innan förslag om disputation lämnas in så ska handledaren informera tilltänkta ledamöter i betygsnämnden om uppdraget.

Datum och tid

Så snart ni har enats om önskad dag och tid för disputation meddelar handledaren detta till forskarutbildningsadministrationen, så vi kan kontrollera huruvida det önskade tillfället är tillgängligt för bokning. Fakulteten för medicin och hälsa som är beslutande organ tillåter bara en disputation åt gången inom samma ämne/inriktning, d.v.s. max en på förmiddagen och en på eftermiddagen under samma dag. Ni kan föreslå disputation samma datum och tid som annan disputation inom samma ämne/inriktning, men då är det viktigt att ni till ert förslag skriver en motivering till varför ni vill att disputationen ska vara just det datumet och den tiden. Det finns dock en risk att ni får avslag.

Administrationen bokar hörsal samt sammanträdeslokal. Enligt ”Riktlinjer gällande lokaler och förtäring i samband med aktiviteter inom utbildning på forskarnivå” (ORU 1.2.1-01334/2017) ska aktiviteter som rör utbildning på forskarnivå hållas i universitetets lokaler.

Internationalisering – föreläsning

Om opponenten eller någon ur betygsnämnden kommer från annat land är det önskvärt om denne får en förfrågan om att hålla en föreläsning vid Örebro universitet (ORU). Vi ber därför dig som handledare som har kontakt med berörda att undersöka huruvida detta skulle vara aktuellt, och i sådant fall kontakta forskarutbildningsadministrationen vid din institution för bokning av lokal, annonsering etc.

Framställning av avhandling

Avhandlingen bör skrivas på engelska. En sammanläggningsavhandling bör innehålla minst fyra delarbeten där doktoranden är förstaförfattare på tre delarbeten. Minst två delarbeten är vanligtvis accepterade eller publicerade i tidskrift med peer review system, men det som är centralt i betygsnämndens bedömning av avhandlingsarbetet är doktorandens insats och hur insatsen svarar mot examensmålen. Systematiska översiktsartiklar och metaanalyser/-synteser kan ingå i avhandlingen. En artikel bör inte ingå i fler än två avhandlingar. Det ska tydligt framgå vilken vetenskaplig insats respektive doktorand gjort.

På sidan Avhandlingsframställning finner du information som underlättar för dig som är doktorand och ska skriva din avhandling. Du får bland annat grundläggande råd om arbetsgången, struktur, inlämning och upplaga. Det finns även exempelfiler med den formgivning som rekommenderas.

Tidskrift(er) ska kontaktas inför disputation för tillåtelse att publicera artikeln och bilder/tabeller i avhandlingen (förslagsvis enligt framtagen mall).

Kontakt med tryckeriet

Senast 15 veckor innan planerad disputation tar du som doktorand kontakt med tryckare (Repro) på ORU angående framställning av avhandlingen genom att fylla i webbformuläret Formulär för planering av avhandlingsarbetet. I formuläret ska du ange den serie i vilken avhandlingen ingår: Studies in Disability Research. Du ska också ange i vilket ämne du ska disputera, Disability Research. Detta kommer stå på avhandlingen. Kontakta Maria Hugo-Lindén för ISSN-nummer. 

Följande text ska stå med i avhandlingen: "This thesis is number XXX in Studies in Disability Research, a cooperation between the universities of Linköping, Örebro and Jönköping. The graduate programme is the world-leading research programme in disability. Disability research is an interdisciplinary subject and covers both medical and technical, as well as behavioural and social aspects. The 10 latest theses are shown below. For a complete list of thesis, please visit www.ihv.se"

Språkgranskning

Kappan bör genomgå språkgranskning. Medel för detta avsätts från fakultetsnämnden för medicin och hälsa. Vid frågor ang. språkgranskning, kontakta forskarutbildningsadministrationen.

Betygsnämnd och opponent

Högst en sakkunnig från 60%-seminariet alternativt sakkunnig från slutseminariet kan ingå i betygsnämnden, dock inte vara opponent. Föreslagen betygsnämnd bör inte enbart bestå av docenter. Detta allra minst om opponenten är professor. 

Både kvinnor och män bör vara representerade i betygsnämnd/opponent.

Formella jävsregler ska beaktas. 

Förslag om disputation

Efter att ni enats om ett datum för disputation och opponent, betygsnämnd samt ordförande vid disputationen tackat ja till förfrågan ska ni lämna in förslag om disputation. Administrationen tillhandahåller länkar till de webbformulär som ska användas för ändamålet.

Doktoranden fyller i formuläret "Anmälan om disputation". En sammanfattning av det ifyllda formuläret automatgenereras via mejl till doktoranden, huvudhandledaren och forskarutbildningsadministrationen.

Huvudhandledaren fyller därefter i formuläret "Huvudhandledarens information i disputationsärendet och bifogar samtliga bilagor". En sammanfattning av det ifyllda webbformuläret och uppladdade dokument automatgenereras till den e-post som handledaren uppgett i formuläret med en kopia till forskarutbildningsadministrationen.

Förslag på hur handledaren formulerar motiveringen av betygnämndens kompetens finns att ladda ner här. 

Sedan 1 januari 2021 genomförs en särskild etikgranskning inom Fakulteten för medicin och hälsa. För varje avhandlingsprojekt där forskningsetiska tillstånd krävts/utfärdats, ska följande bifogas tillsammans med förslaget om disputation:

• avhandlingens ingående delarbeten samt annat opublicerat material som ska ingå i avhandlingen
• utfärdade etiktillstånd
• samtliga ansökningar, eventuella tilläggsansökningar inklusive samtliga bilagor

För mer information om hur etikunderlagen ska sammanställas hänvisar vi till den rutin som Universitetskansliet har tagit fram. Ni hittar ”Rutin för etikgranskningsfunktion inom Fakulteten för medicin och hälsa (Bilaga 1)” på sidan för Disputation och examen.

Betygsnämnden gör också en egen granskning av etikansökningar samt beslut.

Observera! En komplett anmälan med samtliga bilagor ska vara forskarutbildningsadministrationen tillhanda senast 15 veckor innan planerat disputationsdatum.

Forskarutbildningsadministrationen sänder i sin tur vidare till ämnesansvarig som är föredragande i ärendet. Ämnesansvarig föredrar ärendet för prefekt för tillstyrkan. Därefter skickar forskarutbildningsadministrationen ansökan till fakultetsnämnden för handläggning och beslut.

Tryck och distribution av avhandling

157 avhandlingar trycks och bekostas av ORU. 120 av dessa (inklusive två spiralbundna exemplar) tillfaller institutionen. Administrationen skickar avhandlingen till opponent, ledamöter i betygsnämnden inkl. ersättare, samt till ordförande vid disputationen. 10 ex skickas till IHV vid Linökpings universitet för arkivering. Administrationen ser även till att det finns ett exemplar av avhandlingen till spikningen, några exemplar för arkivering samt tar med resterande avhandlingar till disputationen. De exemplar som blir över efter disputationen får doktoranden behålla. Doktoranden distribuerar avhandlingen till berörda personer inom institutionen och övriga kontakter.

Resterande 37 exemplar tillfaller ORU centralt och används för distribution till Kungliga biblioteket, samtliga universitetsbibliotek och internt inom ORU (rektor, prorektor, forskningskommunikatör, Universitetsbiblioteket, Medicinska biblioteket samt Nerikes Allehanda). Kvarvarande exemplar används till försäljning. Distribution och försäljning av dessa exemplar ombesörjs av Repro.

Doktoranden kan på egen bekostnad beställa extra exemplar av avhandlingen. Det blir betydligt billigare att göra detta i samband med att grundupplagan trycks än att göra en ny beställning vid senare tidpunkt.

Efter att beslut om disputation har fattats

Utskick av information till opponent, betygsnämnd och disputationsordföranden

Forskarutbildningsadministrationen skickar e-post till opponent, betygsnämnd inklusive ersättare samt disputationsordföranden (med en kopia till huvudhandledaren) med praktisk information inför och i samband med disputationen.

Förhandsgranskning

Administrationen skickar relevant material tillsammans om förhandsgranskning till ledamöterna i betygsnämnden. I samband med förhandsgranskning av avhandlingens delarbeten ska varje betygsnämndsledamot göra en individuell bedömning huruvida hen rekommenderar eller avråder från disputation. Betygsnämnden har även rätt att ta del av intern etikgranskares utlåtande. När samtliga förhandsgranskningar har inkommit till forskarutbildningsadministrationen informeras doktorand och handledare om resultatet. Observera att ledamöternas rekommendation eller avrådan till disputation inte avgör om avhandlingen slutligen godkänns eller underkänns.

Plagiatkontroll av kappa

Avhandlingens kappa ska genomgå plagiatkontroll. Doktoranden ansvarar för att texten skickas till forskarutbildningsadministrationen som sedan ser till att texten skickas till Ouriginal (före detta Urkund) för kontroll.

Enligt ”Riktlinjer för plagiatkontroll av kappa inför disputation och licentiatseminarium för ämnet medicinsk vetenskap, handikappvetenskap” (ORU 1.2.1-06334/2017) ansvarar doktoranden för att tre veckor innan avhandlingen/vetenskaplig uppsats ska gå i tryck, utifrån den tidsplan som doktoranden och tryckeriet har upprättat, skicka kappan exklusive referenslista till forskarutbildningsadministratören.

Ämnesansvarig meddelar forskarutbildningsadministratören resultatet av granskningen. Forskarutbildningsadministratören meddelar tryckeriet att tryckningen kan påbörjas samt meddelar doktorand och huvudhandledare detta.

I den händelse att möjligt plagiat identifieras så kontaktar ämnesansvarig huvudhandledaren och doktoranden omgående. Tryckeriet kontaktas för att stoppa tryckningen av avhandlingen/vetenskaplig uppsats.

Ersättning till opponent och betygsnämnd

Institutionen betalar ut ett arvode till opponenten samt bekostar opponentens och betygsnämndens kostnader för resor och ev. hotell.

Förtäring i samband med disputation/spikning

Enligt  ”Riktlinjer gällande lokaler och förtäring i samband med aktiviteter inom utbildning på forskarnivå” (ORU 1.2.1-01334/2017) bekostar institutionen kaffe, smörgås/fika samt lunch för de personer som har en officiell roll vid disputationen. Notera att doktorand inte får delta i lunch om disputationen är förlagd till eftermiddag. Vidare bekostar institutionen enligt riktlinjerna mingel i samband med disputation och spikning.

Spikningar

Tillkännagivande av disputation tillika spikning av avhandling sker genom en spikningsceremoni och en elektronik spikning. Spikning ska ske senast 3 veckor innan disputationen. Doktorand ombeds kontakta forskarutbildningsadministrationen så snart som möjligt med information om önskat datum och tid för spikningsceremoni.

Ceremonihållaren inleder ceremonin genom att hälsa alla välkomna samt presentera doktoranden. Doktoranden beskriver därefter kort sitt arbete (ca 5 min), efter presentationen är det fritt för ev. frågor.

Elektronisk spikning innebär att avhandlingen görs tillgänglig online. Frågor ställs med fördel till .

Presentationsmaterial

Om PowerPoint kommer användas vid disputationen ska presentationsmall med Örebro universitets logga användas (länken går till ORU:s intranät Inforum där du loggar in med ditt ORU-konto).

Pressmeddelande

Du som doktorand kommer bli kontaktad av forskningskommunikatör från ORU eller RÖL (beroende på din anställning) angående pressmeddelande om avhandlingen.

Alla kurser klara inför ansökan om examen

För att du ska kunna få ut ditt examensbevis efter disputation måste du även möta de kursfordringar som framgår av din allmänna studieplan. För mer information se sidan för disputation och examen. Fyll i blankett för alla kurser klara för utbildning på forskarnivå och mejla den till forskarutbildningsadministrationen.

Examensbevis

Efter godkänd disputation anhåller den disputerade om att få ut doktorsexamen. För mer information se sidan att ansöka om examensbevis. Notera att examen inte kan utfärdas förrän den disputerade även har fått beslut om alla kurser klara för utbildning på forskarnivå. Vid frågor kontakta .

Doktorspromovering

Örebro universitets akademiska högtid arrangeras varje år i februari. Högtiden omfattar doktorspromovering, professorsinstallation samt utdelning av priser. Läs mer om den akademiska högtiden.